Notre client est l’ASBL responsable de la stimulation, de l’accompagnement, du soutien et de valorisation de la Recherche (agronomie, arts appliqués, économie, paramédical, pédagogie, social et technique) dans le réseau des Hautes Ecoles et Centres de Recherche de la FWB.
La direction de l’ASBL est à la recherche d’un·e Assistant·e Administratif·ve et Financier·e.
MISSIONS
La personne en charge de cette fonction joue un rôle central dans la gestion administrative et comptable de la structure, collaborant étroitement avec la direction, la responsable qualité et l’ensemble de l’équipe. Elle garantit la confidentialité et assure un reporting régulier à la direction.
ACTIVITES
Administratives :
- Gestion du courrier, accueil téléphonique, réception clients.
- Gestion des commandes de fournitures, photocopies, classement, archivage.
- Gestion et préparation des salles de réunions.
- Gestion des congés et délivrance d'attestations.
- Rédaction des PV de réunions et des notes de séance.
- Établissement de documents administratifs et comptables.
- Rédaction des rapports d'activités et financiers.
- Encodage des livrables FEDER sur la plateforme Imothep.
- Gestion des documents liés aux appels à financements internes.
- Suivi des opportunités d'amélioration dans le cadre du Système de management de la qualité.
Financières :
- Comptabilité analytique clients/fournisseurs.
- Saisie des écritures.
- Paiements bancaires.
- Rapports comptables semestriels liés aux conventions de financement.
- Gestion des salaires, fiches de paies, règlement, chèques-repas.
- Collecte et vérification des pièces comptables.
- Comptabilités générales, suivi des comptes, opérations journalières de caisse.
- Bilan comptable, comptes de résultats, prévisions budgétaires.
- Tenue et suivi des tableaux de bord en lien avec la direction.
- Élaboration des budgets prévisionnels et plan de financement pour les demandes de subventions.
- Suivi financier et administratif des demandes de subventions.
PROFIL
Vous avez un BS et avez au minimum une expérience pertinente de minimum 3 ans dans un contexte similaire.
En termes de connaissances techniques, informatiques et linguistiques, vous démontrez une bonne maîtrise des logiciels de bureautique tels qu'Excel, Word, et des outils de gestion courants tels que HORUS, Internet, messagerie Outlook, Factorial, Odoo, etc. Votre capacité à assimiler rapidement l'utilisation de nouveaux logiciels de suivi de dossiers est également essentielle. Vous avez une bonne connaissance de la comptabilité générale jusqu'au niveau du bilan et une solide compréhension de la législation sociale. Vous maîtrisez le français (écrit et oral) et avez une bonne compréhension de l'anglais.
En ce qui concerne les compétences transversales, vous excellez dans la gestion de l'information, l'organisation efficace du classement pour l'ensemble de l'équipe, et la production de documents attractifs. Vous avez une bonne capacité rédactionnelle pour produire des documents clairs et concis. La capacité à tenir des tableaux de bord tout en étant alerte aux indicateurs clés est cruciale. Vous êtes très organisé·e et structuré·e, vous anticipez les besoins, réagissez avec rapidité, gérez votre temps et vos priorités, et êtes force de proposition pour des outils de suivi innovants.
Du point de vue comportemental, vous faites preuve de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles, de rigueur dans l'exécution des tâches, d'une capacité d'adaptation aux nouveaux défis, et d'une collaboration efficace en réseau et en équipe. Vous êtes capable de rendre compte de votre activité, d’alerter la hiérarchie en cas de besoin, de comprendre les besoins spécifiques des différents interlocuteurs, et d’avoir une connaissance approfondie de l'environnement de travail et des liens fonctionnels. Vous avez une forte capacité d'adaptation afin de favoriser une collaboration harmonieuse avec l'ensemble des interlocuteurs.
Si vous êtes prêt·e à apporter ce rôle support au sein de cette équipe, nous avons hâte de vous rencontrer.
Envoyez-nous votre candidature (CV, lettre de motivation) !